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Die Eigentümerversammlung ist das Entscheidungsorgan der Eigentümergemeinschaft, hier werden wichtige Beschlüsse gefasst. Sie als Eigentümer entscheiden  über die Nutzung von Sonder- und Gemeinschaftseigentum, den Wirtschaftsplan, die Jahresabrechnung, Instandhaltungen, Kostenumlage und -verteilung und alle sonstigen Angelegenheiten Ihrer Eigentumsanlage. Daher ist es wichtig, mit den Regelungen rund um die Eigentümerversammlung vertraut zu sein.
 

Wir bereiten vor
Die Vorbereitungen beginnen schon einige Wochen zuvor. Sämtliche Kosten des Vorjahres sowie ihre Umlage werden dem Verwaltungsbeirat zur Prüfung vorgelegt. Erst nach Rechnungsprüfung können die Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne erstellt werden. Unter Berücksichtigung der Belange der Anlage und der finanziellen Lage der Eigentümergemeinschaft werden in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat vom Verwalter die Entscheidungen der WEG als Beschlüsse formuliert. Jeder einzelne Eigentümer kann Beschlussvorschläge einreichen. Die Beschlusstexte müssen verständlich, inhaltlich konkret und definierbar sein. Sie finden sich in den Einladungsunterlagen als einzelne Tagesordnungspunkte (TOPs) wieder.
 

Wir laden ein
Die Eigentümerversammlung wird vom Verwalter einmal im Jahr einberufen. Die Einberufung erfolgt in der Regel zwei Wochen vor dem Versammlungstermin. Eingeladen werden alle Inhaber eines Stimmrechts. Das sind die im Grundbuch eingetragenen Eigentümer, Insolvenzverwalter, Zwangsverwalter, Nachlassverwalter und Testamentsvollstrecker. Mit den  Einladungsunterlagen wird der Ort, der Zeitpunkt und die Tagesordnung mitgeteilt, so dass schon im Voraus feststeht, worüber beraten und ein Beschluss gefasst werden soll.
 

Wir machen den Anfang
Die Versammlung moderiert und führt der Verwalter. Der Versammlungsablauf richtet sich nach der Tagesordnung. Die Versammlung ist nicht öffentlich. Die Teilnahme dritter, beratender Personen ist jedoch bei Zustimmung aller anwesenden Eigentümer möglich. 
Am Anfang der Versammlung wird der versammlungsvorsitzende Verwalter die Beschlussfähigkeit der Versammlung feststellen. Gemäß § 25 III WEG ist die Versammlung nur dann beschlussfähig, wenn die anwesenden stimmberechtigten Eigentümer mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten. Ist die Versammlung nicht beschlussfähig, muss der Verwalter eine Zweitversammlung mit der gleichen Tagesordnung einberufen.  Dabei soll eine Frist von zwei Wochen eingehalten werden, in der Teilungserklärung können aber auch anderslautende Bestimmungen festgelegt werden. Die Zweitversammlung ist dann ohne Rücksicht auf die  Höhe der vertretenen Anteile beschlussfähig.
 

Sie sind verhindert
Jeder Eigentümer ist berechtigt, sich durch einen Dritten in der Eigentümerversammlung vertreten zu lassen, durch ihn sein Stimmrecht auszuüben und so an den Entscheidungen der Gemeinschaft mitzuwirken. Zur Vertretung bedarf es grundsätzlich einer Vollmacht. Die Formulare finden Sie in den Einladungsunterlagen. Bevollmächtigt werden kann zum Beispiel der Lebenspartner, die Verwaltung, ein Miteigentümer in der Anlage, ein Verwandter. Zu beachten ist jedoch, dass die Teilungserklärungen bzw. die Gemeinschaftsordnung oft Vertretungsbeschränkungen enthalten.
 

Sie entscheiden
Die Eigentümergemeinschaft regelt ihre Angelegenheiten durch Beschlüsse. Getroffen werden Entscheidungen im Rahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung, die das Bewirtschaften der Anlage regeln und das Zusammenleben der Gemeinschaft ordnen. Dabei sind oft Regelungen zu beachten, die in den Teilungserklärungen bzw. der Gemeinschaftsordnung enthalten sind.
Eine Regelung über die Art der Abstimmung – mündlich, schriftlich, geheim, offen – können die Eigentümer mehrheitlich treffen.
 

Sie bilden Mehrheiten
Die Angelegenheiten der laufenden ordnungsgemäßen Verwaltung bedürfen einer einfachen Mehrheit. Die Beschlüsse kommen zustande, wenn mehr als die Hälfte der anwesenden oder durch Vollmacht vertretenen Wohnungseigentümer dem Beschluss zustimmen.
Mit einfacher Mehrheit kann zum Beispiel über Änderungen der Verteilung der Betriebs- und Verwaltungskosten, die Aufhebung der Veräußerungsbeschränkungen, die Hausordnung, die Instandsetzung, die Instandhaltung, die Versicherung, die Ansammlung der Instandhaltungsrücklage, den Wirtschaftsplan, die Jahresabrechnung,  die Zahlungs-Verzugs- und Kostenregelungen für besonderen Verwaltungsaufwand, Bestellung und Abberufung eines Verwalters, Bestellung eines Verwaltungsbeirates abgestimmt werden.  
Der Abstimmung mit doppelt qualifizierter Mehrheit unterliegen unter anderem bauliche Veränderungen, Modernisierungsmaßnahmen und Maßnahmen zur Anpassung des gemeinschaftlichen Eigentums an den aktuellen Stand der Wissenschaft und Technik. Die doppelt qualifizierte Mehrheit wird erreicht, wenn über den Beschluss mit ¾ aller stimmberechtigten Wohnungseigentümer und mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile aller Wohnungseigentümer abgestimmt wird.
Ein einstimmiger Beschluss setzt die Zustimmung aller Eigentümer voraus. Die Zustimmung der nur in der Versammlung anwesenden und vertretenen Eigentümer reicht nicht aus. Als ein Ergebnis der WEG-Reform ist die Einstimmigkeit jedoch nur noch selten erforderlich. Dies trifft unter anderem zu, wenn die Gemeinschaft über Gebrauchsregelungen und Verwaltungsmaßnahmen zu entscheiden hat, welche über den ordnungsgemäßen Gebrauch und über die ordnungsgemäße Verwaltung hin-ausgehen, zum Beispiel bei einer Änderung der Teilungserklärung.
 

Wir verkünden
Nach der Erfassung des Abstimmungsverhältnisses wird das Ergebnis durch den Verwalter verkündet. Mit der Verkündung wird der Beschluss angenommen oder auch abgelehnt. 
 

Wir dokumentieren
Die Zusammenfassung der Eigentümerversammlung erfolgt in Form einer Niederschrift, in der sich alle wesentlichen Inhalte wiederfinden: Ort und Zeitpunkt, Feststellung der Beschlussfähigkeit und gefasste Beschlüsse. 
Die Beschlüsse sind gemäß § 24 VII WEG durch die Verwaltung in die Beschlusssammlung aufzunehmen. Die Beschlusssammlung dient dem Schutz im Rechtsverkehr, insbesondere der Transparenz der Entscheidungen der Eigentümergemeinschaft. Sie erleichtert zudem die tägliche Arbeit des Verwalters hinsichtlich der Umsetzung der Beschlüsse.